Vilkår

Aftalegrundlag

Disse vilkår gælder for adgang til og brug af Matrikel-platformen. En egentlig kunde- eller databehandleraftale mellem Matrikel og den enkelte kunde har forrang, hvis der er uoverensstemmelse mellem denne side og den underskrevne aftale.

Matrikel kan opdatere disse vilkår. Ved en ændring, der udvider hvad der behandles eller hvad det bruges til, underrettes kundens administratorer med mindst 14 dages varsel, jf. samme frist som databehandleraftalens art. 28(2)-underretning. Fortsat brug af platformen efter varslingsperiodens udløb udgør accept af de opdaterede vilkår, også for brugere der fik adgang før ændringen, herunder via invitation.

Betaling og opsigelse

Abonnementet tegnes udelukkende som led i erhverv. Ved tilmelding bekræfter kunden dette og oplyser et CVR-nummer eller et tilsvarende udenlandsk virksomhedsnummer. Abonnementet er ikke rettet mod forbrugere, og forbrugerbeskyttelsesregler, herunder fortrydelsesretten i forbrugeraftaleloven, finder ikke anvendelse.

Abonnementet faktureres månedsvis forud og består af et basisgebyr samt et gebyr pr. administreret lejemål. Der er ingen gratis prøveperiode. Betalinger er som udgangspunkt ikke refunderbare, bortset fra den forholdsmæssige slutfaktura, der udstedes ved opsigelsens ikrafttræden, jf. nedenfor.

Opsigelse kan ske til enhver tid og får virkning tre kalendermåneder efter opsigelsestidspunktet. Opsigelsesvarslet vises tydeligt i forbindelse med tilmelding, ikke kun i disse vilkår. Falder ikrafttrædelsesdatoen på en dag, der ikke findes i den pågældende måned (fx opsigelse den 31. i en måned, hvor slutmåneden kun har 30 dage), er ikrafttrædelsesdatoen den sidste dag i slutmåneden. Abonnementet kan derfor ophøre midt i en faktureringsperiode, og der udstedes i så fald en forholdsmæssig slutfaktura for den resterende periode.

I opsigelsesperioden kan antallet af fakturerede lejemål ikke reduceres under antallet på opsigelsestidspunktet. Tilføjelse af flere lejemål er fortsat muligt.

En opsigelse kan trækkes tilbage frem til 30 dage før ikrafttrædelsesdatoen ved simpel henvendelse. Tilbagekaldelse inden for de sidste 30 dage før ikrafttrædelsesdatoen kræver Matrikels udtrykkelige accept.

Hæver Matrikel priserne, kan kunden opsige abonnementet med virkning på eller før prisstigningens ikrafttrædelsesdato, uden at det sædvanlige opsigelsesvarsel skal overholdes for den del af opsigelsen.

Matrikel kan opsige en kundes adgang med øjeblikkelig virkning ved væsentlig misligholdelse af aftalegrundlaget, dog først efter at kunden skriftligt er givet en frist på 7 dage til at afhjælpe forholdet, medmindre afhjælpning ikke er mulig.

Adgang og brugeransvar

Kunden er ansvarlig for, at brugere kun oprettes til personer med et sagligt behov, at adgange lukkes ved rolle- eller ansættelsesændringer, og at indtastede oplysninger er korrekte. Matrikel kan begrænse adgang ved mistanke om misbrug, sikkerhedshændelser eller brud på aftalen.

Data og databehandling

Kunden er som udgangspunkt dataansvarlig for personoplysninger i platformen, mens Matrikel behandler data som databehandler på kundens vegne. Databehandling, underdatabehandlere og overførselsgrundlag er beskrevet i vores privatlivspolitik, og de nærmere vilkår for databehandlingen fremgår af vores databehandleraftale.

Logning, anonym statistik og produktforbedring

Ved oprettelse af en konto instruerer kunden Matrikel i at logge brugen af platformen og udlede anonymiseret, aggregeret statistik af den. Statistikken bruges til at kalibrere agenternes præcisionsskøn, forbedre brugeroplevelsen og dokumentere kvaliteten af beslutningsstøtten. Det er en del af aftalegrundlaget og ikke en valgfri funktion.

Der logges, hvilke handlinger platformen foreslår, og hvad kunden gør ved dem, for eksempel at et varslingsbrev blev godkendt, ændret eller afvist. Kun tal opgjort på handlingskategori-niveau indgår i de fælles beregninger. Lejernavne, dokumentindhold, brugeridentiteter og arbejdsgruppeidentifikatorer indgår ikke.

Statistikken omfatter også markedsdata: lejeniveau pr. m² og udfald af rykkerforløb. Her indgår enkelte lejemåls husleje og postnummer som datagrundlag for beregningen, men aldrig som output. Kun de aggregerede nøgletal (percentiler, medianer, andele) offentliggøres, og en enkelt lejekontrakts husleje eller adresse kan ikke udledes af dem.

Fælles for alle tre beregninger: et aggregat offentliggøres først, når det dækker mindst 10 underliggende hændelser (handlinger, lejemål eller rykkerforløb) fordelt på mindst 3 arbejdsgrupper, så en enkelt kunde ikke kan udledes af tallet. Beregningerne kører automatisk hvert døgn kl. 02:00 UTC.

Resultatet er anonyme oplysninger i databeskyttelsesforordningens forstand, jf. præambelbetragtning 26, og udgør derfor ikke i sig selv behandling af personoplysninger. Selve udledningen, herunder brugen af husleje og postnummer som datagrundlag for markedsstatistikken, sker som en dokumenteret instruks fra den dataansvarlige til Matrikel som databehandler, jf. GDPR art. 28, stk. 3, litra a. Retsgrundlag, kategorier og opbevaringsperioder for den underliggende logning fremgår af vores privatlivspolitik.

Alle Matrikel-arbejdsgrupper får gavn af de fælles estimater. Har kunden en underskrevet aftale, der undtager arbejdsgruppen fra fælles statistik, har den forrang efter afsnit 1.

AI-funktioner og beslutningsstøtte

AI-funktioner i Matrikel er beslutningsstøtte. Output kan være ufuldstændigt eller forkert og må ikke alene bruges som juridisk, finansiel eller regnskabsmæssig afgørelse. Kunden skal gennemgå og godkende væsentlige handlinger, herunder rykkere, juridiske vurderinger, udlejningstiltag og kommunikation med økonomisk eller retlig betydning.

Automatiske opkald og samtaleoptagelse

Matrikel kan på kundens vegne foretage automatiske telefonopkald til lejere og håndværkere, for eksempel for at indsamle ledige tider eller adgangsmuligheder. Opkaldet oplyser ved samtalens begyndelse, hvem der ringes for, og at modtageren taler med kundens digitale assistent. Beder modtageren om at tale med et menneske, stopper assistenten og giver kunden besked om henvendelsen. Den automatiske stemme kan ikke indgå aftaler, bekræfte tider eller love priser og vilkår. Det er altid kunden, der godkender.

Samtalerne transskriberes og gemmes på den sag, opkaldet hører til, så kunden kan behandle henvendelsen og dokumentere forløbet. Kunden er dataansvarlig for disse oplysninger, og Matrikel behandler dem som databehandler efter databehandleraftalen. Opbevaring og sletning følger afsnit 4.

Kunden er ansvarlig for at oplyse sine lejere og håndværkere om, at henvendelser kan blive håndteret automatisk og skrevet ned, på samme måde som kunden i øvrigt oplyser om behandlingen af deres oplysninger. Disse vilkår gælder mellem Matrikel og kunden og kan ikke i sig selv opfylde kundens egen oplysningsforpligtelse over for modtageren af opkaldet.

Integrationer

Integrationer til tredjepartstjenester afhænger af kundens egne aftaler, adgangsnøgler, datakvalitet og den pågældende leverandørs tilgængelighed. Matrikel kan ikke garantere, at eksterne systemer altid er tilgængelige eller returnerer komplette data.

Tilgængelighed, fejl og ændringer

Matrikel arbejder for stabil drift, men platformen kan være utilgængelig ved vedligeholdelse, fejl, sikkerhedsarbejde eller driftsproblemer hos underleverandører. Funktioner kan ændres, flyttes eller fjernes, når det er nødvendigt for sikkerhed, drift, produktkvalitet eller overholdelse af lovgivning.

Ansvarsbegrænsning

Matrikel er ikke ansvarlig for tab, der skyldes forkert eller ufuldstændigt kundedata, kundens manglende godkendelse eller kontrol, tredjepartsintegrationer, force majeure eller brug af platformen i strid med aftalegrundlaget. Eventuelle specifikke ansvarsbegrænsninger følger af kundens underskrevne aftale.

Kontakt

Spørgsmål om vilkår, aftalegrundlag eller databehandleraftale kan sendes til privacy@matrikel.io.